Wymogi wobec sprzedawców i producentów produktów mających kontakt z żywnością rosną – szczególnie w Danii. Jak relacjonują nasi klienci, Duński Urząd ds. Żywności prowadzi obecnie ukierunkowane kontrole handlu internetowego i stawia wysokie wymagania w zakresie dokumentacji, procesów oraz szybkości reakcji. Dla przedsiębiorstw oznacza to pilną potrzebę działania.
Cyfrowe kontrole i wysokie wymagania
Organ przeprowadza cyfrowe sesje kontrolne, wybierając konkretne produkty FCM. Przedsiębiorstwa muszą dostarczyć „just in time” – dokładnie na żądanie – obszerne materiały, w tym:
- instrukcje i podręczniki,
- deklaracje zgodności (DoC),
- dowody potwierdzające bezpieczeństwo żywności,
- faktury umożliwiające identyfikowalność.
Dodatkowo mogą być wymagane wewnętrzne faktury, zdjęcia produktów, dane dot. identyfikowalności oraz opisy procesów obsługi klienta. Spełnienie wymagań wymaga jednoczesnej dostępności kilku działów, m.in. działu sprzedaży, finansów, obsługi klienta oraz logistyki.
Ramy prawne w Danii
Poza przepisami UE obowiązują dodatkowe wymagania krajowe, m.in.:
- Status importera: jako „pierwszy importer” spoczywają rozszerzone obowiązki dokumentacyjne (Executive Order no. 822/2013)
- Obowiązek rejestracji: wymagany przy obrotach od 50 000 DKK z tytułu produktów FCM – łącznie z niezapowiedzianymi kontrolami.
- Deklaracja zgodności (DoC): obowiązkowa zgodnie z rozporządzeniem UE 1935/2004, musi być dostępna w każdej chwili.
- Identyfikowalność: pełna dokumentacja łańcucha dostaw musi być dostępna na żądanie.
Transparentność łańcucha dostaw
Przedsiębiorstwa muszą być w stanie ujawnić cały łańcuch dostaw w czasie rzeczywistym – od dostawcy aż po klienta końcowego. Celem jest możliwość przeprowadzenia wycofania produktu z rynku w ciągu kilku godzin w sytuacji kryzysowej.
Kontrole są więc coraz bardziej rygorystyczne, zwłaszcza w handlu online. Firmy powinny zadbać o to, aby dokumentacja była kompletna i aktualna, identyfikowalność działała w czasie rzeczywistym, a informacje były dostępne szybko i spójnie wewnątrz organizacji. Brak przygotowania grozi nie tylko uwagami pokontrolnymi, lecz także poważnymi konsekwencjami, takimi jak zakazy sprzedaży. Dlatego już teraz warto zweryfikować zgodność FCM i dostosować procesy, aby w każdej chwili spełniać wszystkie wymagania.
Masz problemy z produktami przeznaczonymi do kontaktu z żywnością lub pytania w tym zakresie? Skontaktuj się z nami!
